Formation : IA pour les assistant·e·s

Module 1 — Fondamentaux de l'IA générative pour l'assistanat

• Comprendre le rôle de l'IA générative comme copilote de l'assistant·e de direction et de l'office manager sur les tâches à faible valeur ajoutée.
• Panorama des outils professionnels (ChatGPT Enterprise, Copilot, Claude, Mistral Le Chat Pro) et de leur intégration à la suite bureautique.
• Maîtriser les prompts : préciser le rôle, le contexte, le ton et le format attendu du livrable.
• Connaître les limites (hallucinations, données figées, biais) et la nécessité d'une relecture systématique.
• Poser d'emblée le principe de confidentialité : ne pas transmettre d'informations sensibles à un outil non maîtrisé.

Module 2 — E-mails et communication écrite

• Rédiger, reformuler et synthétiser des e-mails professionnels dans le ton et le registre de la direction.
• Utiliser le few-shot prompting pour reproduire un style et traiter des séries de messages similaires.
• Trier et préclasser les mails entrants, regrouper les demandes par thème et générer des résumés actionnables.
• Préparer des réponses types pour les sollicitations récurrentes tout en personnalisant chaque envoi.
• Relire et valider systématiquement le contenu, le ton et l'exactitude avant tout envoi.

Module 3 — Comptes rendus et synthèses de réunion

• Générer un compte rendu de réunion structuré à partir de notes ou d'une transcription.
• Dégager automatiquement les décisions, les actions, les responsables et les échéances.
• Produire des synthèses à plusieurs niveaux (relevé de décisions, note détaillée, message de suivi).
• Filtrer et hiérarchiser l'information pour ne faire remonter au comité de direction que l'essentiel.
• Vérifier la fidélité de la synthèse aux échanges réels et corriger toute approximation.

Module 4 — Mise en forme, organisation et agenda

• Améliorer la mise en forme de documents : notes, présentations, tableaux, courriers.
• Créer des modèles réutilisables (ordre du jour, note de service, procédure) pour gagner en homogénéité.
• Assister l'organisation : préparation de réunions, checklists, priorisation des tâches, coordination.
• Faciliter la gestion d'agenda : rédaction d'invitations, propositions de créneaux, préparation de dossiers.
• Conserver la maîtrise humaine des arbitrages, la connaissance de la culture interne restant décisive.

Module 5 — Confidentialité, RGPD et bonnes pratiques

• Identifier les données sensibles (RH, juridiques, stratégiques, personnelles) à ne jamais exposer à un outil grand public.
• Appliquer le RGPD : minimisation, anonymisation, information des personnes concernées.
• Choisir des solutions professionnelles avec garanties de sécurité et hébergement européen, conformément aux recommandations de la CNIL.
• Évaluer les risques de confidentialité et de réputation avant tout usage sur un sujet sensible.
• Instaurer des règles internes d'usage de l'IA et assurer une veille sur les évolutions réglementaires.